KI-Anwendungsfälle, die wirklich funktionieren
Von der automatischen Rechnungserfassung über DATEV-Integration bis zum intelligenten ERP-Assistenten: Entdecken Sie, wie die BKG KI-Box Cloud Ihren Arbeitsalltag konkret erleichtert – mit On-Premise-Option für abgeschottete Umgebungen.
ERP-Assistent: Ihr Unternehmenswissen auf Knopfdruck
Fragen Sie Ihr ERP-System in natürlicher Sprache – und erhalten Sie sofort präzise Antworten. Für Microsoft Dynamics Business Central, DATEV und weitere Systeme.
Statt komplizierter Berichte und Filtermasken stellen Sie Ihrem ERP einfach eine Frage: „Welche Rechnungen sind seit mehr als 30 Tagen offen?" oder „Wie hat sich der Umsatz in Region Süd im letzten Quartal entwickelt?" Der KI-Assistent greift direkt auf Ihr System zu und liefert die Antwort in Sekundenschnelle. Die Integration funktioniert mit Microsoft Dynamics Business Central ebenso wie mit DATEV-Umgebungen – weitere ERP-Systeme können auf Anfrage angebunden werden.
Der ERP-Assistent eignet sich besonders für Unternehmen, in denen mehrere Abteilungen regelmäßig auf ERP-Daten zugreifen, aber nicht jeder Mitarbeiter mit den komplexen Abfragemasken vertraut ist. Vertriebsteams fragen Kundendaten ab, die Buchhaltung prüft offene Posten, das Management erhält Kennzahlen – alles über eine einzige, natürlichsprachliche Schnittstelle. Je nach Betriebsmodell läuft die Verarbeitung in der BKG KI-Box Cloud in Deutschland oder vollständig lokal On-Premise.
- Natürlichsprachliche Abfragen an Microsoft Dynamics Business Central
- DATEV-Integration für Steuerberater und Kanzleien
- Offene Posten, Lagerbestände, Umsatzdaten und Kennzahlen sofort abrufen
- Komplexe Auswertungen ohne SQL- oder Programmierkenntnisse
- Anbindung weiterer ERP-Systeme auf Anfrage möglich
- Betrieb wahlweise Cloud in Deutschland oder vollständig lokal On-Premise
Geeignet für: Mittelständische Unternehmen mit Business Central, Steuerberater mit DATEV, Kanzleien mit Mandantenbuchhaltung
Beispiel: Steuerberater
„Welche Mandanten haben offene USt-Voranmeldungen für Q3?" – Der KI-Assistent durchsucht Ihre DATEV-Umgebung und liefert eine vollständige Liste mit den relevanten Fristen. So behalten Sie den Überblick über alle Mandanten, ohne jeden einzeln prüfen zu müssen.
Beispiel: Mittelstand
„Wie hat sich der Auftragseingang in der Produktgruppe Hydraulik im Vergleich zum Vorjahr entwickelt?" – Statt einen Bericht in Business Central zu konfigurieren, stellt der Vertriebsleiter die Frage in natürlicher Sprache und erhält eine sofortige Auswertung mit Trendvergleich.
Beispiel: Verwaltung
„Welche Haushaltspositionen haben das Budget bereits zu mehr als 80 % ausgeschöpft?" – Sachbearbeiter erhalten einen schnellen Überblick über den Haushaltsvollzug, ohne komplexe Berichte in der Finanzsoftware erstellen zu müssen.
Dokumentenverarbeitung: OCR auf dem nächsten Level
Mehr als nur Texterkennung – KI versteht den Inhalt Ihrer Dokumente. Rechnungen, Verträge, Bescheide und Belege automatisch erfassen, klassifizieren und auswerten.
Klassisches OCR erkennt Buchstaben. Unsere KI-Dokumentenverarbeitung versteht Zusammenhänge: Sie erkennt automatisch, ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag, einen Bescheid oder einen Lieferschein handelt, extrahiert die relevanten Daten und ordnet sie korrekt zu. Fragen Sie Ihr Dokumentenarchiv wie einen Mitarbeiter – und erhalten Sie in Sekunden Antworten aus tausenden Seiten. Besonders für Steuerberater, die täglich hunderte Belege verarbeiten, und für Verwaltungen mit großem Dokumentenaufkommen ist dies ein erheblicher Effizienzgewinn.
Die KI-basierte Dokumentenverarbeitung geht weit über starre Vorlagen und Regelwerke hinaus. Selbst uneinheitliche Rechnungsformate, handschriftliche Notizen auf Belegen oder komplexe Vertragsdokumente werden zuverlässig verarbeitet. Die extrahierten Daten können automatisch in Ihr ERP-System, Ihre DATEV-Umgebung oder Ihr Dokumentenmanagementsystem übernommen werden. Bei Steuerberatern kann die KI Belege automatisch vorcontieren – mit Zuordnung zu den richtigen DATEV-Konten.
- Automatische Klassifizierung von Rechnungen, Verträgen, Bescheiden und Belegen
- Intelligente Datenextraktion statt starrer Vorlagen – auch bei uneinheitlichen Formaten
- Fragen an große Dokumentenarchive in natürlicher Sprache stellen
- DATEV-kompatible Belegerfassung und automatische Vorkontierung
- Zusammenfassungen und Analysen umfangreicher Dokumente auf Knopfdruck
- Übernahme in ERP, DMS oder DATEV per Schnittstelle
Geeignet für: Steuerberater mit hohem Belegaufkommen, Verwaltungen mit Aktenbergen, Unternehmen mit Rechnungs- und Vertragsmanagement
Beispiel: Steuerberater
Ein Mandant liefert monatlich 200 Belege in unterschiedlichsten Formaten – vom Kassenbon bis zur mehrseitigen Rechnung. Die KI erkennt automatisch den Belegtyp, extrahiert Rechnungsnummer, Betrag und USt-Satz und schlägt die passende DATEV-Kontierung vor. Der Steuerberater prüft nur noch stichprobenartig und gibt die Buchung frei.
Beispiel: Mittelstand
Im Einkauf gehen täglich Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen ein. Die KI erfasst die Dokumente automatisch, gleicht sie mit offenen Bestellungen ab und markiert Abweichungen. Statt stundenlanger manueller Prüfung konzentriert sich das Team auf die tatsächlichen Ausnahmen.
Beispiel: Verwaltung
Beim Eingang von Bürgeranträgen klassifiziert die KI den Dokumenttyp, extrahiert die relevanten Antragsdaten und leitet den Vorgang an die zuständige Stelle weiter. Formulare, die bisher manuell geprüft und zugeordnet wurden, durchlaufen die erste Bearbeitungsstufe automatisch.
E-Mail-Automatisierung: Support-Anfragen intelligent bearbeiten
Eingehende E-Mails automatisch analysieren und passende Antworten generieren – dank RAG-Technologie mit Zugriff auf Ihre interne Wissensdatenbank.
Ihr Support-Team erhält täglich dieselben Fragen? Die KI analysiert eingehende E-Mails, gleicht sie mit Ihrer Wissensdatenbank ab und erstellt passende Antwortvorschläge. Durch Retrieval-Augmented Generation (RAG) greift die KI auf Ihre Handbücher, FAQ-Dokumente, Produktbeschreibungen und bisherigen Lösungen zu – und liefert präzise, kontextbezogene Antworten, die Ihr Team nur noch freigeben muss.
Die E-Mail-Automatisierung eignet sich nicht nur für klassischen Kundensupport. Auch interne Anfragen – etwa an die IT-Abteilung, die Personalabteilung oder das Rechnungswesen – können so deutlich schneller bearbeitet werden. In Steuerberatungskanzleien kann die KI Mandantenanfragen vorqualifizieren und Antwortvorschläge auf Basis früherer Korrespondenz erstellen. In Verwaltungen können Bürgeranfragen automatisch beantwortet oder an die richtige Stelle weitergeleitet werden.
- Automatische Kategorisierung eingehender E-Mails nach Thema und Dringlichkeit
- Antwortvorschläge auf Basis Ihrer internen Wissensdatenbank (RAG)
- Konsistente Kommunikation mit Kunden, Mandanten und Bürgern
- Deutliche Entlastung bei wiederkehrenden Anfragen – bis zu 60 % weniger manuelle Bearbeitung
- Automatische Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Person
- Lernfähig: Die Qualität der Antwortvorschläge verbessert sich durch Feedback
Geeignet für: Unternehmen mit hohem Anfragevolumen, Kanzleien mit Mandantenanfragen, Verwaltungen mit Bürgeranliegen
Beispiel: Steuerberater
Mandanten fragen regelmäßig nach Fristen, Dokumentanforderungen oder dem Stand ihrer Steuererklärung. Die KI erkennt das Anliegen, greift auf die Mandantenakte zu und generiert einen Antwortvorschlag – inklusive der richtigen Fristen und benötigten Unterlagen. Der Steuerberater prüft und sendet mit einem Klick.
Beispiel: Mittelstand
Der Vertriebsinnendienst beantwortet täglich Anfragen zu Lieferzeiten, Preisen und Verfügbarkeiten. Die KI greift auf die aktuelle Preisliste und Lagerbestände zu und erstellt eine vollständige Antwort. Komplexe Anfragen werden automatisch an den Außendienst weitergeleitet.
Beispiel: Verwaltung
Bürger fragen nach Öffnungszeiten, benötigten Unterlagen für Anträge oder dem Bearbeitungsstand. Die KI beantwortet Standardanfragen automatisch und leitet komplexere Anliegen an den zuständigen Sachbearbeiter weiter – mit einer Zusammenfassung des Anliegens.
Business Intelligence: Daten befragen statt Berichte bauen
Stellen Sie Ihren Unternehmensdaten Fragen in natürlicher Sprache – und erhalten Sie aussagekräftige Antworten in Sekunden.
Vergessen Sie komplexe BI-Tools mit steiler Lernkurve. Mit lokaler KI fragen Sie Ihre Daten einfach: „Welche Produktgruppe hatte im letzten Quartal die höchste Marge?" oder „Wie hat sich die Mitarbeiterfluktuation in den letzten drei Jahren entwickelt?" Die KI durchsucht Ihre Datenquellen, erstellt Auswertungen und liefert verständliche Ergebnisse – ohne dass Sie eine einzige SQL-Abfrage schreiben müssen.
Besonders im Mittelstand fehlt oft das Personal für dedizierte BI-Abteilungen. Die KI demokratisiert den Zugang zu Unternehmensdaten: Jeder Mitarbeiter kann Fragen stellen und fundierte Entscheidungen treffen. In Kanzleien lassen sich Mandantenportfolios analysieren, in Verwaltungen Kennzahlen zur Prozessoptimierung abrufen. Die Verarbeitung erfolgt wahlweise in der BKG KI-Box Cloud (Deutschland) oder lokal On-Premise für besonders sensible Daten.
- Natürlichsprachliche Abfragen auf Ihre Geschäftsdaten
- Automatische Berichterstellung, Trendanalysen und Prognosen
- Verknüpfung verschiedener Datenquellen zu einer Gesamtansicht
- Entscheidungsgrundlagen in Sekunden statt Stunden
- Kein BI-Spezialist nötig – Fragen in natürlicher Sprache genügen
- Auch für sensible Finanzdaten und Personaldaten geeignet
Geeignet für: Geschäftsführung, Controlling, Vertriebsleitung, Kanzleien mit Mandantenportfolio, Verwaltungen mit Kennzahlensystemen
Beispiel: Steuerberater
„Welche Mandanten haben im letzten Jahr den höchsten Umsatz generiert und wie hat sich deren Honoraraufkommen entwickelt?" – Statt Tabellen manuell zu vergleichen, liefert die KI eine sofortige Auswertung mit Ranking und Trendentwicklung.
Beispiel: Mittelstand
„Wie haben sich die Materialkosten im Verhältnis zum Umsatz in den letzten 12 Monaten entwickelt?" – Der Controller erhält eine verständliche Auswertung mit grafischer Trendlinie, ohne einen einzigen Bericht manuell erstellen zu müssen.
Beispiel: Verwaltung
„Wie lange dauert die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Bauanträge nach Bezirk?" – Verwaltungsleiter erhalten Kennzahlen zur Prozessoptimierung, ohne IT-Abteilungen mit Berichtsanfragen zu belasten.
Agenten: Prozesse problemlos automatisieren
Setzen Sie KI-Agenten ein, die Systeme verbinden und Aufgaben eigenständig erledigen – von klaren Regeln bis zu komplexen, mehrstufigen Abläufen.
Mit N8N und OpenClaw bauen Sie agentische Automatisierungen, die deutlich über klassische Wenn-Dann-Logik hinausgehen. Die Agenten verstehen Kontext, treffen Entscheidungen und führen Prozessschritte eigenständig aus – von der Datenübertragung zwischen Systemen bis zur vollständigen Bearbeitung standardisierter Vorgänge. N8N bietet dafür eine visuelle Oberfläche, mit der auch nicht-technische Teams Abläufe erstellen und anpassen können.
OpenClaw erweitert die Automatisierung um autonome KI-Agenten: Anstatt jeden Schritt manuell zu definieren, beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis – und der Agent findet selbstständig den Weg dorthin. Beispielsweise kann ein Agent eingehende Rechnungen prüfen, fehlende Informationen beim Lieferanten nachfragen, die Daten in Ihr ERP-System eintragen und die Zahlung zur Freigabe vorbereiten – alles ohne menschliches Eingreifen bei Standardfällen.
- N8N: Visuelle Workflow-Erstellung ohne Programmierkenntnisse
- OpenClaw: Autonome KI-Agenten für komplexe, mehrstufige Aufgaben
- Systemübergreifende Prozessautomatisierung (ERP, E-Mail, DMS, DATEV)
- Intelligente Entscheidungslogik statt starrer Regelwerke
- Hunderte vorgefertigte Integrationen über N8N verfügbar
- Lokale Ausführung – keine Daten an Cloud-Automatisierungsdienste
Geeignet für: Unternehmen mit wiederkehrenden Routineprozessen, IT-Abteilungen, Kanzleien mit standardisierten Mandantenprozessen
Beispiel: Steuerberater
Neuer Mandant anlegen: Der Workflow erfasst automatisch die Stammdaten aus dem Onboarding-Formular, legt den Mandanten in DATEV an, erstellt die Ordnerstruktur im DMS und sendet eine Willkommens-E-Mail mit allen benötigten Informationen – ausgelöst durch ein einziges Formular.
Beispiel: Mittelstand
Eingehende Bestellungen werden automatisch in Business Central angelegt, der Lagerbestand geprüft und bei Unterschreitung der Mindestmenge eine Nachbestellung beim Lieferanten ausgelöst. Der Versand wird benachrichtigt und der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung – vollautomatisch.
Beispiel: Verwaltung
Eingehende Bürgeranträge werden automatisch klassifiziert, dem zuständigen Sachbearbeiter zugewiesen, eine Eingangsbestätigung an den Antragsteller gesendet und eine Frist im Kalender eingetragen. Bei Fristüberschreitung erfolgt eine automatische Erinnerung.
Archiv- und Dateiorganisation: Ordnung durch KI
Lokale Archive und Dateiablagen automatisch sortieren, verschlagworten und durchsuchbar machen – das Ende chaotischer Ordnerstrukturen.
Über Jahre gewachsene Dateistrukturen, uneinheitliche Benennungen, vergessene Ordner – ein häufiges Problem im Mittelstand, in Kanzleien und Verwaltungen. Die KI analysiert Ihre vorhandenen Dateien, erkennt Inhalte und Zusammenhänge, verschlagwortet automatisch und schlägt eine sinnvolle Struktur vor. So wird Ihr Archiv vom Datengrab zur durchsuchbaren Wissensdatenbank.
Die Archiv-Organisation eignet sich besonders für Unternehmen, die über Jahre gewachsene Dateiablagen haben, in denen wichtiges Wissen verborgen liegt. Statt tagelang manuell zu sortieren, analysiert die KI den gesamten Bestand in einem Bruchteil der Zeit. Sie erkennt Dubletten, schlägt Zusammenführungen vor und macht bisher unsichtbares Wissen wieder auffindbar. In Kanzleien können Mandantenakten reorganisiert, in Verwaltungen Altbestände digitalisiert und strukturiert werden.
- Automatische Verschlagwortung und Kategorisierung bestehender Dateien
- Intelligente Volltextsuche über alle Dokumente und Ordner
- Dublettenerkennung und Bereinigungsvorschläge
- Strukturvorschläge für gewachsene Dateiablagen
- Automatische Zuordnung neuer Dateien zu bestehenden Kategorien
- Volltextsuche auch in gescannten Dokumenten (OCR + KI)
Geeignet für: Unternehmen mit gewachsenen Dateiablagen, Kanzleien mit Mandantenakten, Verwaltungen mit Altbeständen und Archiven
Beispiel: Steuerberater
Ein langjähriger Mandant hat über 15 Jahre Belege, Bescheide und Korrespondenz angesammelt – teils digital, teils als Scans. Die KI sortiert den gesamten Bestand nach Mandant, Jahr und Dokumenttyp, verschlagwortet jedes Dokument und macht die gesamte Akte in Sekunden durchsuchbar.
Beispiel: Mittelstand
Das Qualitätsmanagement sucht einen bestimmten Prüfbericht aus dem Jahr 2019. Statt stundenlang in verschachtelten Ordnerstrukturen zu suchen, fragt der Mitarbeiter die KI: „Prüfbericht Charge 2019-0847 Lieferant Müller" – und erhält das richtige Dokument in Sekunden.
Beispiel: Verwaltung
Eine Behörde digitalisiert ihre Papierakten der letzten 20 Jahre. Die KI erkennt automatisch den Aktentyp, ordnet Dokumente den richtigen Vorgängen zu und erstellt eine vollständige digitale Aktenstruktur – inklusive Verknüpfung zusammengehöriger Vorgänge.
Übersetzung und Sprachverständnis: Verlässlich über Sprachgrenzen hinweg
Übersetzen Sie E-Mails, Verträge, Handbücher und Support-Inhalte mit konsistenter Terminologie – auf der BKG KI-Box Cloud oder lokal On-Premise.
Internationale Kommunikation scheitert oft an uneinheitlichen Übersetzungen: Fachbegriffe werden unterschiedlich verwendet, Tonalität passt nicht zur Zielgruppe oder Nuancen gehen verloren. Mit der BKG KI-Box automatisieren Sie Übersetzungen zentral und nachvollziehbar. Die KI erkennt Kontext, berücksichtigt branchenspezifische Begriffswelten und liefert verlässliche Ergebnisse für interne wie externe Kommunikation.
Über Glossare, Terminologie-Listen und Stilvorgaben steuern Sie, wie übersetzt wird – zum Beispiel für Produktnamen, juristische Formulierungen oder Mandantenkommunikation. So bleiben Übersetzungen auch bei hohem Volumen konsistent. Teams können Ergebnisse direkt prüfen, freigeben und in bestehende Workflows übernehmen, etwa in E-Mail-Prozesse, Dokumentenmanagement oder Helpdesk-Systeme.
- Verlässliche Übersetzungen für E-Mails, Dokumente, Handbücher und Wissensdatenbanken
- Kontextverständnis statt Wort-für-Wort-Übertragung – inkl. Tonalität und Intention
- Terminologie- und Glossarsteuerung für konsistente Fachsprache
- Mehrsprachige Kommunikation im Support, Vertrieb und in der Verwaltung vereinheitlichen
- Qualitätssicherung durch Freigabe-Workflows und menschliche Endkontrolle
- Betrieb wahlweise in der BKG KI-Box Cloud (Deutschland) oder vollständig lokal On-Premise
Geeignet für: Unternehmen mit internationaler Kundenkommunikation, Kanzleien mit mehrsprachigen Mandanten, Verwaltungen mit fremdsprachigen Anfragen
Beispiel: Steuerberater
Eine Kanzlei betreut internationale Mandanten und erhält Unterlagen in Deutsch, Englisch und Polnisch. Die KI übersetzt Bescheide und Mandantenanfragen verlässlich in die gewünschte Sprache und verwendet dabei die im Glossar hinterlegten steuerlichen Fachbegriffe konsistent.
Beispiel: Mittelstand
Ein Maschinenbauer liefert in mehrere EU-Länder. Die KI übersetzt Bedienungsanleitungen, Support-Antworten und Angebotsdokumente in konsistentem Wording. Technische Begriffe wie Bauteilnamen und Sicherheitswarnungen bleiben in allen Sprachen einheitlich.
Beispiel: Verwaltung
Eine Behörde beantwortet regelmäßig Anfragen von Bürgern mit geringer Deutschkenntnis. Die KI erstellt verlässliche Übersetzungen von Standardinformationen und Schreiben, damit Inhalte korrekt verstanden werden und Rückfragen reduziert werden.